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【GTD】自分のタスク管理を見直してみた【Todoist】

最初にGTDの本を読んでからこれまで、自分なりに実践してきたつもりだったが、どうもストレスフリーとは言いがたい。そこで、もう一度本を読みつつ、自分のタスク管理を見直してみることにした。

GTDの本

読んだ本はこちら。デビッド・アレンの『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』。

リンクは全面改訂版だが、僕が持っているのは改定前のものだ。

GTDの開発者自らが手がけた本だけあり、具体的な実践法が書かれている。

なお、GTDについては公式サイトを読めば概要はわかる。

GTDの基本

デビッド・アレンが提唱するGTDの柱は2つ。「すべきことを全部把握すること」、そして「降りかかってくるインプットにその場で対処できるようにすること」。それらは、大き分けて5つのステップで成り立っている。

  1. 「把握する」──気になっていること、やるべきことをすべて書き出す。

  2. 「見極める」──書き出したもののなかで、行動を起こすものとそうでないものとを分ける。その際、2分以内にできることはすぐにやってしまう。

  3. 「整理する」──行動が必要ないものは資料として保管し、行動を起こすものは実行する状況ごとに整理する。複数の行動が必要なものは「プロジェクト」としてまとめる。

  4. 「更新する」──行動のリストを見直し、最新の状態に保つ。

  5. 「選択する」──リストアップした行動リストのうち、現在の自分の状況を考えてできることから実行していく。

Todoistでタスク管理をする

僕の場合、GTDにはTodoistとEvernoteを使用している。行動する必要がないものは資料としてEvernoteに保存し、行動を起こすものはTodoistで整理する、というやり方。

もともとTodoistはGTDのために作られたようなツールなので、上記のGTDのステップなんかはこれを使っていくうちに自然と学べてしまう。特に初心者が挫折しそうな「整理する」のステップは、Todoistで簡単にできる。

www.usamihiro.info

GTDで大切なこと

GTDの肝は「次にとるべき行動を決める」ということ。つまり、タスクは「◯◯をする」というかたちでなければならない。これを忘れてしまうと、ただのメモに成り下がってしまう。

今回再読してみて、自分のタスクに「ただのメモ」がいくつもあったことがわかった。早速、修正しよう。

また、GTDというのは基本的にボトムアップ。なにか頭に浮かんできたらすぐに書き留めておき、時間があるときに整理する。そのため、リストは常に変化するものと思っておく。

整理する際は、一度に表示されるタスクが9個を超えないようにする。それ以上のタスクがあると、脳にストレスがかかる(この点も僕が失敗していたところで、1日の締切タスクが多すぎたせいでストレスになっていた)。

blog.todoist.com

タスクの中には完了時間がわからないものもある。そういう場合、30分が経ったら一度切り替えたほうがよさそうだ。どうも一度に集中できるのは30分が限界みたいなので。

まとめると、

  • 「タスクはメモではなく行動で」

  • 「頭に浮かんだものはすぐに書き留める」

  • 「一度に表示されるタスクは9個以内」

  • 「タスクの実行は30分を目安に切り替える」

ということを守っていく。

小ネタ:Chromeで最初に開く画面をTodoistに

ブラウザのChromeでは、起動して最初に表示するWebページを指定することができる。これを利用して、TodoistのWeb版を最初に表示されるようにしておくと便利。

やり方は「設定」→「起動時」→「特定の1つのページまたは複数のページを開く」で、ページの設定から「https://todoist.com/」を登録するだけ。

今後もストレスフリーのタスク管理を目指す

僕はTodoistをあらゆるシーンで利用している。ブログのアイデア、小説の創作、遊びに行く予定、運動、バイト、その他の細々とした雑事など、本当にあらゆることだ。その結果、もはや生活になくてはならないものになった。

そのTodoistを使っていくうちに、GTDについても学ぼうと思った。そもそもTodoistの創設者がGTDの手法を用いており、その思想がサービスにも反映されているのだから、これは自然な流れだった。

blog.todoist.com

実際にGTDをやってみると、自分のタスク管理がより洗練されていくのがわかった。特に、締切直前になってやるべきことを思い出すような、うっかりミスがなくなったことは大きい。

タスク管理によるストレスから解放されることは、精神疾患を抱えている僕にとって、大きな意味を持つ。以前に読んだ『「うつ」とよりそう仕事術』という本の著者も、GTDの手法を取り入れることを推奨している。

www.usamihiro.info

今後もGTDを実践し、自分なりのやり方を模索していくことで、ストレスという化物に立ち向かっていきたい。